Noções de Procedimentos administrativos

Noções de Procedimentos administrativos

2. Procedimentos Administrativos 

Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos
administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie 
documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada 
correspondência.

Processo:  É um conjunto de documentos que impliquem em responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que durante a sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.


Protocolado: É um documento diverso que circulam no âmbito da instituição, sem necessidade de serem autuados na forma processual.


Autuação / Formação: É o termo que caracteriza abertura de processo/protocolado. Este deve ser formado a partir de originais de documentos, cópias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferência com as originais.

A montagem do processo deve ser composta por: Capa processual, folha de rosto, folha de informação e documentos que o componha.

A montagem do protocolado deve ser composta por: folha de rosto, folha de informação e documentos que o componha, dispensando assim a capa.

5. Da numeração de folhas e de peças do processo:   Folha de processo são as duas faces de uma página do processo e peça do processo é o documento que sob diversas formas integra o processo.


As folhas e/ou peças do processo devem ser numeradas no protocolo onde deu inicio o documento, e as demais unidades organizacionais atribuir o sequencial a medida que adicionarem outros documentos.

A numeração deve ser por folha e não por página, deve seguir ordem crescente, iniciando do numero 01, a capa não é considerada folha. As folhas/peças do processo devem ser numeradas e rubricadas no canto superior direito, utilizando-se, para este fim carimbo que contenha as seguinte informações:

Setor - nº da fls - Rubrica

Se constatada alguma irregularidade na numeração, o processo deve ser devolvido ao ultimo remetente, por despacho, comunicando o motivo da devolução e solicitando as correção necessárias.

Não é permitido a numeração repetida de folhas ou diferenciação por meio de letras ou quaisquer outros artifícios. Quando, por erro ou omissão, se verificar a necessidade de correção de numeração de qualquer folha inutiliza-se a anterior, apondo um "X" sobre o carimbo com a numeração, e renumerando as peças seguintes.


Tramitação: É toda movimentação do processo ocorrida no âmbito da instituição ou fora desta. A cópia de um processo/protocolado não tem valor legal ou administrativo e não pode tramitar como se fosse o original. Quando houver a necessidade de reproduzir algum processo/protocolado, deve se usar um carimbo que identifique-o como cópia.

3. Operações:

Desentranhamento: É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado, 

sendo necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para  registrar esta operação. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas  ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento.  Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.

Desmembramento: É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despacho  da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.

Juntada: È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade 

correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será 

realizada por meio da anexação ou apensação.

Juntada por anexação:  é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 

(um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado 

e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres 

processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como 

principal e um ou mais como acessórios. 

Exemplo: Processo principal: Auto de Infração.   Processo secundário: Defesa contra Auto de Infração.

Juntada por apensação: é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais 

antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o 

mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência.

Atos Administrativos 

Os atos administrativos oficiais, pelos predicativos e peculiaridades, intrínsecos ou finalísticos, podem ser classificados em seis categorias, que abrangem a totalidade dos documentos de redação oficial, pelas quais os atos administrativos são expressos e formalizados.

Atos deliberativo-normativos: São aqueles que contém um comando geral do Executivo, visando à correta aplicação da lei, e explicitando a norma legal observada pela administração e pelos administrados.
Exemplos: decretos, despachos, instruções, resoluções, portarias, acórdãos, manuais.

Atos de correspondência: Estes atos podem ser de correspondência individual ou pública. Sua característica é ter destinatário declarado.
Exemplos: ofícios, circulares.

Atos enunciativos: São todos aqueles em que a administração limita-se a atestar ou certificar um fato, ou emitir uma opinião sobre determinado assunto, sem vincular-se a seu enunciado.
Exemplos: parecer.

Atos de assentamento: São aqueles que se destinam a registro. São documentos que contém assentamentos sobre fatos ou ocorrências.
Exemplos: atas.

Atos negociais: São declarações de vontade da autoridade administrativa, destinadas a produzir efeitos específicos e individuais para o particular interessado.
Exemplos: licença, autorização, permissão, homologação, dispensa, renúncia.

Atos ordinatórios: Visam a disciplinar o funcionamento da Administração Pública e a conduta funcional de seus agentes.
Exemplos: avisos