Técnicas de Arquivamento: Classificação, organização, arquivos correntes e Protocolo.

Técnicas de Arquivamento: Classificação, organização, arquivos correntes e Protocolo. 

• Conceito e definição dos Arquivos

“O conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº 8.159/1991).

Assim sendo, podemos afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as seguintes características:

a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em

determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma

ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico,

como por exemplo, a compra de um material;

b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo

com procedimentos que podem ser comprovados.

c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição,

ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.

d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades

que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e

não como elemento isolado de um contexto.

e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual

pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas,

mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

• Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que

o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. 

Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da

instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o

seu passado e a sua evolução.

• Função dos Arquivos

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua

responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.

• Classificação dos Arquivos

a) Natureza dos documentos: Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial

e especializado O arquivo especial é constituído por documentos de diversos formatos,

como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes que, devido as características do suporte, merecem

tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. O arquivo

especializado é constituído por documentos resultantes de uma determinada área do

conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informação encontra-se

registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de

engenharia, entre outros.

b) Extensão: Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto

aos setores da instituição, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda

documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.

c) Estágios de evolução: Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes,

intermediários e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também

chamado de teoria das três idades. A lei nº 8.159/1991, define em seu artigo 8º, estes três

estágios da seguinte maneira:

Arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação,

constituam objeto de consultas freqüentes.

Arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos

produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente.

Arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e

informativo que devem ser definitivamente preservados.

d) Entidades mantenedoras: Conforme as características da entidade acumuladora de

documentos, estes podem ser divididos em:

Arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal,

estadual e municipal. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por

empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

Arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou

jurídicas, em decorrência de suas atividades. (lei nº 8.159/1991, art. 11). Ex.: arquivos

comerciais, institucionais, pessoais.

Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também

podem ser chamados de arquivos privados.

Observação: Tomar cuidado com a diferença de classificação dos documentos de arquivo visto no assunto classificação, codificação e catalogação de papeis e documentos que apesar da semelhança a classificação dos documentos de arquivo também podem ser: Quanto ao gênero (textuais, filmográficos etc), natureza do documento (ostensivo e sigiloso), especie do documento (ata, memorando, oficio), tipologia do documento ( ata de reunião, certidão de casamento, declaração de tal coisa).

• Teoria das Três Idades

Fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme

os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora.

Valores Documentais

O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação

documental: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que

deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor

secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos

para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve

ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando

comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando

contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo

ou pesquisa).

• Arquivos Correntes

Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição

produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a

tomada de decisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades

desempenhadas nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e

destinação.

• Protocolo

Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas

e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o

controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização

e segurança.

Bem, como já vimos para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:

1 •• Recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas

categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata

de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e

sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da

análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento

recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de

natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

2 •• Registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em

sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome

do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.

3 •• Autuação: após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem

de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.

4 •• Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria

de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa

é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse

instrumento.

5 •• Movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos

respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de

trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.

6 •• Controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documento

dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo

ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao

processo de controle de tramitação.

• Arquivamento de Documentos

O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e

pastas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas

embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para

que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados

de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser

devidamente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem; esta tarefa é

executada com o auxílio do plano de classificação.

• Plano de classificação

Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos,

ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem

a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no

exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar

os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as

tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação. Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado

pelo Poder Executivo Federal.

Modelo de Plano de Classificação

000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL

001 – MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.

010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

012 – COMUNICAÇÃO SOCIAL

034 – MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL

• Operações de Arquivamento

Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a
sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:

•• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o
ele seguirá para o arquivamento.
•• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de
outros documentos que tratam de matéria semelhante.
•• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados.
•• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento
adotado: letras, números, cores.
•• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação
dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou
escaninhos.
•• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou
estante.

• Métodos de Arquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem
ordenados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que
chamamos de métodos de arquivamento. A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos
forem necessários para bem organizar seus documentos.

a) Metodo de arquivamento padronizado variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos.
Cada sequência de letras recebe uma cor específica.

Exemplos: sequência a,b,c,d,e............. prata
sequência f,g,h,i,j....................... ouro

b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é
feita de acordo com as regras de alfabetação.
•• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de
busca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por
estado, país ou cidade.
•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação.
•• numérico: utiliza números para a recuperação da informação.
Divide-se em simples, cronológico e dígito-terminal

Simples: os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada
ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.

Cronológico: utiliza número e data como forma de localização da informação.

Dígito-terminal: os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta
de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da sequência se dá
da direita para a esquerda.
Ex.: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita
para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.

•• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide0se
em:
•• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação
enciclopédica.

•• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e

unitermo.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como

os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.

Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:

a) Ordem Alfabética

b) Ordem Geográfica

c) Ordem Numérica

d) Ordem Ideográfica (de assunto)

Essas duas classes pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

• Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os

documentos.

• Sistema indireto é aquele em que, para se"ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se

de consultar um índice ou código.