Noções de Procedimentos administrativos
2. Procedimentos Administrativos
Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentosadministrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie
documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada
correspondência.
Processo: É um conjunto de documentos que impliquem em responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que durante a sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.
Protocolado: É um documento diverso que circulam no âmbito da instituição, sem necessidade de serem autuados na forma processual.
Autuação / Formação: É o termo que caracteriza abertura de processo/protocolado. Este deve ser formado a partir de originais de documentos, cópias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferência com as originais.
A montagem do processo deve ser composta por: Capa processual, folha de rosto, folha de informação e documentos que o componha.
A montagem do protocolado deve ser composta por: folha de rosto, folha de informação e documentos que o componha, dispensando assim a capa.
5. Da numeração de folhas e de peças do processo: Folha de processo são as duas faces de uma página do processo e peça do processo é o documento que sob diversas formas integra o processo.
As folhas e/ou peças do processo devem ser numeradas no protocolo onde deu inicio o documento, e as demais unidades organizacionais atribuir o sequencial a medida que adicionarem outros documentos.
A numeração deve ser por folha e não por página, deve seguir ordem crescente, iniciando do numero 01, a capa não é considerada folha. As folhas/peças do processo devem ser numeradas e rubricadas no canto superior direito, utilizando-se, para este fim carimbo que contenha as seguinte informações:
Setor - nº da fls - Rubrica
Se constatada alguma irregularidade na numeração, o processo deve ser devolvido ao ultimo remetente, por despacho, comunicando o motivo da devolução e solicitando as correção necessárias.
Não é permitido a numeração repetida de folhas ou diferenciação por meio de letras ou quaisquer outros artifícios. Quando, por erro ou omissão, se verificar a necessidade de correção de numeração de qualquer folha inutiliza-se a anterior, apondo um "X" sobre o carimbo com a numeração, e renumerando as peças seguintes.
Tramitação: É toda movimentação do processo ocorrida no âmbito da instituição ou fora desta. A cópia de um processo/protocolado não tem valor legal ou administrativo e não pode tramitar como se fosse o original. Quando houver a necessidade de reproduzir algum processo/protocolado, deve se usar um carimbo que identifique-o como cópia.
3. Operações:
Desentranhamento: É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado,
sendo necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para registrar esta operação. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento. Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.
Desmembramento: É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despacho da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.
Juntada: È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade
correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será
realizada por meio da anexação ou apensação.
Juntada por anexação: é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01
(um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado
e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres
processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como
principal e um ou mais como acessórios.
Exemplo: Processo principal: Auto de Infração. Processo secundário: Defesa contra Auto de Infração.
Juntada por apensação: é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais
antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o
mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência.
Atos Administrativos
Os atos administrativos oficiais, pelos predicativos e peculiaridades, intrínsecos ou finalísticos, podem ser classificados em seis categorias, que abrangem a totalidade dos documentos de redação oficial, pelas quais os atos administrativos são expressos e formalizados.
Atos deliberativo-normativos: São aqueles que contém um comando geral do Executivo, visando à correta aplicação da lei, e explicitando a norma legal observada pela administração e pelos administrados.
Exemplos: decretos, despachos, instruções, resoluções, portarias, acórdãos, manuais.
Atos de correspondência: Estes atos podem ser de correspondência individual ou pública. Sua característica é ter destinatário declarado.
Exemplos: ofícios, circulares.
Atos enunciativos: São todos aqueles em que a administração limita-se a atestar ou certificar um fato, ou emitir uma opinião sobre determinado assunto, sem vincular-se a seu enunciado.
Exemplos: parecer.
Atos de assentamento: São aqueles que se destinam a registro. São documentos que contém assentamentos sobre fatos ou ocorrências.
Exemplos: atas.
Atos negociais: São declarações de vontade da autoridade administrativa, destinadas a produzir efeitos específicos e individuais para o particular interessado.
Exemplos: licença, autorização, permissão, homologação, dispensa, renúncia.
Atos ordinatórios: Visam a disciplinar o funcionamento da Administração Pública e a conduta funcional de seus agentes.
Exemplos: avisos
Atos Administrativos
Os atos administrativos oficiais, pelos predicativos e peculiaridades, intrínsecos ou finalísticos, podem ser classificados em seis categorias, que abrangem a totalidade dos documentos de redação oficial, pelas quais os atos administrativos são expressos e formalizados.
Atos deliberativo-normativos: São aqueles que contém um comando geral do Executivo, visando à correta aplicação da lei, e explicitando a norma legal observada pela administração e pelos administrados.
Exemplos: decretos, despachos, instruções, resoluções, portarias, acórdãos, manuais.
Atos de correspondência: Estes atos podem ser de correspondência individual ou pública. Sua característica é ter destinatário declarado.
Exemplos: ofícios, circulares.
Atos enunciativos: São todos aqueles em que a administração limita-se a atestar ou certificar um fato, ou emitir uma opinião sobre determinado assunto, sem vincular-se a seu enunciado.
Exemplos: parecer.
Atos de assentamento: São aqueles que se destinam a registro. São documentos que contém assentamentos sobre fatos ou ocorrências.
Exemplos: atas.
Atos negociais: São declarações de vontade da autoridade administrativa, destinadas a produzir efeitos específicos e individuais para o particular interessado.
Exemplos: licença, autorização, permissão, homologação, dispensa, renúncia.
Atos ordinatórios: Visam a disciplinar o funcionamento da Administração Pública e a conduta funcional de seus agentes.
Exemplos: avisos