Gestão do Patrimônio, cadastro e convênios.

Gestão do Patrimônio, cadastro e convênios. 

Material é a designação genérica de equipamentos, componentes, acessórios,

sobressalentes, matéria-prima, etc. 

1. 

Setor de Patrimônio

É o “ambiente de controle” onde as atividades são desenvolvidas. Envolve o ambiente

físico, tecnologia, expertise, recursos humanos, financeiros a fim de atingir uma

missão.

 A função controle patrimonial engloba as atividades de:

Recepção, registro, controle, utilização, guarda, conservação
e desfazimento dos bens permanentes de uma instituição, no
que diz respeito aos bens móveis

Missão

“Suprir as unidades administrativas de bens materiais necessários e

indispensáveis para que elas realizem seus objetivos, controlando e

protegendo os bens públicos e patrocinando seu uso racional”.

2. Diretrizes da Gestão Patrimonial

Qualquer servidor público será responsável pelo dano que causar, ou para o qual

concorrer, a qualquer bem público, que esteja ou não sob sua guarda.

 É vedado o uso particular de qualquer bem público, salvo o uso autorizado por lei

(LOM).

 Todo documento que se referir a qualquer bem público, deve, obrigatoriamente,

mencionar o número do seu registro patrimonial.

 É vedado o reaproveitamento de um número de registro patrimonial dado a um

bem, ainda que o mesmo tenha sido baixado do acervo patrimonial.

 É vedada a movimentação ou o deslocamento de qualquer bem patrimonial

desacompanhado da documentação legal.

 Em caso de reparo de bens, o número de registro patrimonial deve ser mantido,

anotando-se, quando necessário, as alterações verificadas, para fins de pronta

identificação do bem.

 Os bens patrimoniais que ingressarem nos órgãos ou entidades públicas por

empréstimo ou cessão, serão cadastrado, terão controle especial, mas não

receberão registro patrimonial.

 Os bens adquiridos com recursos de convênios ou contrato que, contiverem

período de carência, serão cadastrados, terão controle especial, mas só

receberão o registro patrimonial quando encerrado o prazo.

3. Classificação Orçamentária da Despesa.

Para fins de classificação da despesa orçamentária, os materiais são assim

classificados:

a) Material de Consumo, aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da

Lei nº 4.320/64, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização

limitada a dois anos;

b) Material Permanente, aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua

identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.

4. Material Inservível: 

Considera-se material

genericamente inservível:

• Ocioso

Quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo

aproveitado.

• Recuperável

Quando sua recuperação for possível de orçar 50% do seu valor de

mercado.

• Antieconômico

Quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de

uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo.

• Irrecuperável

Quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda

de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.

5. Bens

Bens são valores materiais ou imateriais que possam figurar numa relação

jurídica, na condição de objeto.

Bens Patrimoniais objeto deste estudo:

 Bens duráveis - móveis, eletrodomésticos, veículos.

 Bens móveis - aqueles que podem ser deslocados, por força própria ou alheia,

sem perder sua forma.

 Bens imóveis - aqueles que não podem ser deslocados ou aqueles que para

serem deslocados perdem sua forma.

 Bens semoventes: - são constituídos por animais domésticos.

5.1  Bens Públicos

São os pertencentes a entes estatais, para que sirvam de meios ao atendimento

imediato ou mediato do interesse público

6. Formação do Patrimônio Público

Patrimônio Público - “ É conjunto de bens, valores, créditos e obrigações de conteúdo

econômico e avaliável em moeda que a Fazenda Pública possui e utiliza na

consecução dos seus objetivos”, com a finalidade de servir de meios ao atendimento

imediato ou mediato do interesse público.

A formação do patrimônio público se dá principalmente por:

 COMPRA - aquisição remunerada;

 DOAÇÃO - transferência de propriedade do bem (gratuita ou onerosa);

 CESSÃO/EMPRÉSTIMOS - transferência de posse e troca de responsabilidade;

 CONSTRUÇÃO - obra realizada;

 DESAPROPRIAÇÃO – aquisição compulsória de terceiros, para atender a

interesse público devidamente fundamentado, mediante justa indenização;

 PERMUTA - troca recíproca de posse e propriedade.

Os bens ao ingressarem no patrimônio deverão estar acompanhados dos seguintes

documentos:

 Nota fiscal, Fatura e Nota Fiscal/Fatura – compra;

 Termo de cessão – empréstimo;

 Termo de doação/permuta;

 Guia de remessa de material (retorno de setores);

 Nota de transferência – de um órgão para outro, em caráter definitivo.

7. Registro Patrimonial ou Tombamento

Consiste na atribuição de um número de registro patrimonial, seqüencial a critério da

organização. Esse número acompanhará o bem por toda sua vida útil, até sua baixa,

sendo mencionado em todos os documentos que se referirem ao bem.

Identificação patrimonial

É o processo de fixação do número de registro patrimonial no respectivo bem.

Atenção:

• Bens provenientes de empréstimos ou cessão, não receberão registro patrimonial.

• Adquiridos por convênio ou contratos, com carência, não receberão registro, até o

fim da carência.

• O bem que der entrada para substituir bem extraviado, receberá novo registro

patrimonial. O bem extraviado será baixado.

Art.46 – Para efeito de identificação e controle, os equipamentos e materiais

permanentes receberão números seqüenciais de registro patrimonial.

Art. 47 – O número de registro patrimonial deverá ser aposto ao material

mediante fixação de plaqueta apropriada e, nos casos onde não for possível a

utilização da plaqueta, através de gravação.

 Parágrafo Único – A plaqueta de tombamento poderá ser substituída por código

de barras a ser gerado pelo Sistema Integrado de Suprimentos.

 Art. 48 - Para o material bibliográfico, o número de registro patrimonial deverá ser

aposto mediante carimbo, ou código de barras.

O número de registro patrimonial será composto pelo código do Órgão, conforme art.

17, seguido do número de inscrição no patrimônio, que deverá ser seqüencial para

cada órgão.

Ex. Órgão número 26 - ESESP - Escola de Serviço Público do Espírito Santo.

 ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

 26-00253

8. Inventário

Processo de contagem física da existência dos bens para posterior confronto com os

registros dos bens no patrimônio e com os registros contábeis.

A Lei 4320/64, artigos 94, 95 e 96, determina:

a) Registros analíticos (Setor de Patrimônio);

b) Registros sintéticos (Setor Contábil)

c) Realização de inventário.

“o levantamento geral dos bens móveis e imóveis terá por base o inventário de cada

unidade administrativa e os elementos da escrituração contábil.”

A Resolução 164/2001 – TCEES, estabelece a seguinte periodicidade.

Periodicamente (art. 54) – para fins de conferência;

Trimestralmente (art. 63) - as unidades administrativas – para fins de controle;

Semestralmente (art. 54 – Parágrafo único) – para fins de balanço.

Comissão de inventário

A comissão deve ser constituída, no mínimo, de 03 servidores, conhecedores da área

de patrimônio, dos quais um, obrigatoriamente, pertencerá ao setor de patrimônio do

próprio órgão.

Atribuições:

 Conferir os bens patrimoniais existentes, à vista dos dados cadastrais;

 Promover o exame físico dos bens quanto à especificação, quantidade, estado

de conservação e valor;

 Completar, retificar, avaliar e regularizar o registro e as especificações e

proceder a qualquer outra anotação relacionada aos bens patrimoniais, sempre

que preciso; e

 Apresentar, quando necessário, relatório circunstanciado dos fatos apurados nos

levantamentos realizados.

Noções de Procedimentos administrativos

Noções de Procedimentos administrativos

2. Procedimentos Administrativos 

Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos
administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie 
documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada 
correspondência.

Processo:  É um conjunto de documentos que impliquem em responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que durante a sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.


Protocolado: É um documento diverso que circulam no âmbito da instituição, sem necessidade de serem autuados na forma processual.


Autuação / Formação: É o termo que caracteriza abertura de processo/protocolado. Este deve ser formado a partir de originais de documentos, cópias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferência com as originais.

A montagem do processo deve ser composta por: Capa processual, folha de rosto, folha de informação e documentos que o componha.

A montagem do protocolado deve ser composta por: folha de rosto, folha de informação e documentos que o componha, dispensando assim a capa.

5. Da numeração de folhas e de peças do processo:   Folha de processo são as duas faces de uma página do processo e peça do processo é o documento que sob diversas formas integra o processo.


As folhas e/ou peças do processo devem ser numeradas no protocolo onde deu inicio o documento, e as demais unidades organizacionais atribuir o sequencial a medida que adicionarem outros documentos.

A numeração deve ser por folha e não por página, deve seguir ordem crescente, iniciando do numero 01, a capa não é considerada folha. As folhas/peças do processo devem ser numeradas e rubricadas no canto superior direito, utilizando-se, para este fim carimbo que contenha as seguinte informações:

Setor - nº da fls - Rubrica

Se constatada alguma irregularidade na numeração, o processo deve ser devolvido ao ultimo remetente, por despacho, comunicando o motivo da devolução e solicitando as correção necessárias.

Não é permitido a numeração repetida de folhas ou diferenciação por meio de letras ou quaisquer outros artifícios. Quando, por erro ou omissão, se verificar a necessidade de correção de numeração de qualquer folha inutiliza-se a anterior, apondo um "X" sobre o carimbo com a numeração, e renumerando as peças seguintes.


Tramitação: É toda movimentação do processo ocorrida no âmbito da instituição ou fora desta. A cópia de um processo/protocolado não tem valor legal ou administrativo e não pode tramitar como se fosse o original. Quando houver a necessidade de reproduzir algum processo/protocolado, deve se usar um carimbo que identifique-o como cópia.

3. Operações:

Desentranhamento: É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado, 

sendo necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para  registrar esta operação. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas  ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento.  Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.

Desmembramento: É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despacho  da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.

Juntada: È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade 

correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será 

realizada por meio da anexação ou apensação.

Juntada por anexação:  é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 

(um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado 

e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres 

processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como 

principal e um ou mais como acessórios. 

Exemplo: Processo principal: Auto de Infração.   Processo secundário: Defesa contra Auto de Infração.

Juntada por apensação: é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais 

antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o 

mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência.

Atos Administrativos 

Os atos administrativos oficiais, pelos predicativos e peculiaridades, intrínsecos ou finalísticos, podem ser classificados em seis categorias, que abrangem a totalidade dos documentos de redação oficial, pelas quais os atos administrativos são expressos e formalizados.

Atos deliberativo-normativos: São aqueles que contém um comando geral do Executivo, visando à correta aplicação da lei, e explicitando a norma legal observada pela administração e pelos administrados.
Exemplos: decretos, despachos, instruções, resoluções, portarias, acórdãos, manuais.

Atos de correspondência: Estes atos podem ser de correspondência individual ou pública. Sua característica é ter destinatário declarado.
Exemplos: ofícios, circulares.

Atos enunciativos: São todos aqueles em que a administração limita-se a atestar ou certificar um fato, ou emitir uma opinião sobre determinado assunto, sem vincular-se a seu enunciado.
Exemplos: parecer.

Atos de assentamento: São aqueles que se destinam a registro. São documentos que contém assentamentos sobre fatos ou ocorrências.
Exemplos: atas.

Atos negociais: São declarações de vontade da autoridade administrativa, destinadas a produzir efeitos específicos e individuais para o particular interessado.
Exemplos: licença, autorização, permissão, homologação, dispensa, renúncia.

Atos ordinatórios: Visam a disciplinar o funcionamento da Administração Pública e a conduta funcional de seus agentes.
Exemplos: avisos

Técnicas de Arquivamento: Classificação, organização, arquivos correntes e Protocolo.

Técnicas de Arquivamento: Classificação, organização, arquivos correntes e Protocolo. 

• Conceito e definição dos Arquivos

“O conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº 8.159/1991).

Assim sendo, podemos afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as seguintes características:

a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em

determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma

ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico,

como por exemplo, a compra de um material;

b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo

com procedimentos que podem ser comprovados.

c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição,

ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.

d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades

que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e

não como elemento isolado de um contexto.

e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual

pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas,

mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.

• Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à administração da entidade que

o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento da história desta entidade. 

Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da

instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o

seu passado e a sua evolução.

• Função dos Arquivos

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua

responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.

• Classificação dos Arquivos

a) Natureza dos documentos: Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial

e especializado O arquivo especial é constituído por documentos de diversos formatos,

como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes que, devido as características do suporte, merecem

tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. O arquivo

especializado é constituído por documentos resultantes de uma determinada área do

conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informação encontra-se

registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de

engenharia, entre outros.

b) Extensão: Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto

aos setores da instituição, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda

documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.

c) Estágios de evolução: Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes,

intermediários e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também

chamado de teoria das três idades. A lei nº 8.159/1991, define em seu artigo 8º, estes três

estágios da seguinte maneira:

Arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação,

constituam objeto de consultas freqüentes.

Arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos

produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente.

Arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e

informativo que devem ser definitivamente preservados.

d) Entidades mantenedoras: Conforme as características da entidade acumuladora de

documentos, estes podem ser divididos em:

Arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal,

estadual e municipal. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por

empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

Arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou

jurídicas, em decorrência de suas atividades. (lei nº 8.159/1991, art. 11). Ex.: arquivos

comerciais, institucionais, pessoais.

Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também

podem ser chamados de arquivos privados.

Observação: Tomar cuidado com a diferença de classificação dos documentos de arquivo visto no assunto classificação, codificação e catalogação de papeis e documentos que apesar da semelhança a classificação dos documentos de arquivo também podem ser: Quanto ao gênero (textuais, filmográficos etc), natureza do documento (ostensivo e sigiloso), especie do documento (ata, memorando, oficio), tipologia do documento ( ata de reunião, certidão de casamento, declaração de tal coisa).

• Teoria das Três Idades

Fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme

os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora.

Valores Documentais

O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação

documental: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que

deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor

secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos

para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve

ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando

comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando

contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo

ou pesquisa).

• Arquivos Correntes

Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição

produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a

tomada de decisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades

desempenhadas nesta fase são: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e

destinação.

• Protocolo

Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitação dentro das áreas

e setores da instituição; para que esta documentação não se perca, é necessário exercer o

controle de sua movimentação por meio de instrumentos próprios que garantam sua localização

e segurança.

Bem, como já vimos para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:

1 •• Recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas

categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata

de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e

sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da

análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento

recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de

natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

2 •• Registro: os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em

sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome

do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.

3 •• Autuação: após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem

de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.

4 •• Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria

de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa

é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse

instrumento.

5 •• Movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos

respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de

trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.

6 •• Controle da tramitação: são as operações destinadas a registrar a localização do documento

dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo

ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao

processo de controle de tramitação.

• Arquivamento de Documentos

O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e

pastas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas

embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço. Para

que os arquivos se tornem acessíveis é necessário que eles sejam corretamente arquivados

de maneira a agilizar sua recuperação. Antes do arquivamento, os documentos devem ser

devidamente classificados de acordo com a função ou atividade a que se referem; esta tarefa é

executada com o auxílio do plano de classificação.

• Plano de classificação

Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos,

ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem

a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no

exercício de suas atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar

os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as

tarefas arquivísticas relacionadas ao processamento técnico da informação. Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificação utilizado

pelo Poder Executivo Federal.

Modelo de Plano de Classificação

000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL

001 – MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.

010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

012 – COMUNICAÇÃO SOCIAL

034 – MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL

• Operações de Arquivamento

Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a
sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:

•• inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o
ele seguirá para o arquivamento.
•• estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de
outros documentos que tratam de matéria semelhante.
•• classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados.
•• codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento
adotado: letras, números, cores.
•• ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação
dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou
escaninhos.
•• guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou
estante.

• Métodos de Arquivamento

Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem
ordenados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que
chamamos de métodos de arquivamento. A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar quantos
forem necessários para bem organizar seus documentos.

a) Metodo de arquivamento padronizado variadex: utiliza a combinação de cores e letras para o arquivamento dos documentos.
Cada sequência de letras recebe uma cor específica.

Exemplos: sequência a,b,c,d,e............. prata
sequência f,g,h,i,j....................... ouro

b) métodos básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é
feita de acordo com as regras de alfabetação.
•• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de
busca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por
estado, país ou cidade.
•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação.
•• numérico: utiliza números para a recuperação da informação.
Divide-se em simples, cronológico e dígito-terminal

Simples: os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada
ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.

Cronológico: utiliza número e data como forma de localização da informação.

Dígito-terminal: os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta
de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da sequência se dá
da direita para a esquerda.
Ex.: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita
para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.

•• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide0se
em:
•• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação
enciclopédica.

•• numérico: os assuntos recebem números específicos. Divide-se em decimal, duplex e

unitermo.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como

os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.

Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:

a) Ordem Alfabética

b) Ordem Geográfica

c) Ordem Numérica

d) Ordem Ideográfica (de assunto)

Essas duas classes pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

• Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os

documentos.

• Sistema indireto é aquele em que, para se"ter acesso aos documentos guardados, primeiro têm se

de consultar um índice ou código.

Classificação, codificação e catalogação de papeis e documentos.

Classificação, codificação  e catalogação de papeis e documentos.

1.Classificação

Classificar é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas  semelhantes.
Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação.
Sua classificação se materializa a  partir de um plano que deve ter como características: A simplicidade, a flexibilidade e fácil assimilação e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo  sempre um padrão e ter um gerenciamento centralizado.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, que inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.

Está previsto pelo CONARQ que a classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações:

a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão.
b) Codificação - Consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

IMPORTANTE! Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão)   receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s)

Rotinas correspondentes às operações de classificação, segundo o CONARQ:

1. Receber o documento para classificação.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)  secundário(s), de acordo com seu conteúdo.

3. Localizar o(s) assunto(s) no código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o incide, quando necessário.
4. Anotar o código na primeira folha do documento.
5. Preencher a folha de referência para os assuntos secundários. 

Segundo Paes (2002, p. 20), os documentos podem ser classificados da seguinte
maneira:

• Por seus mantenedores.

a) Públicos -  são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal,  estadual e municipal. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por  empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou 

jurídicas, em decorrência de suas atividades. 
Eles podem ser:
b.1) Institucionais - instituições educacionais, igrejas, corporações não  lucrativas, sociedades e associações.
b.2) Comerciais - empresas, corporações e companhias.
b.3) Famílias ou pessoais.

Atente para os estágios de evolução dos arquivos, o que chamamos de Teoria das  Três Idades: Que é a teoria fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora, podendo ser: 

a) Arquivos de primeira idade ou corrente: São aqueles que estão em curso, isto é, tramitando, ou
que foram arquivados, mas são objetos de consultas freqüentes. Podem ser  conservados no local onde foram produzidos, sob a responsabilidade das  pessoas, ou do órgão, que o criaram.

b) Arquivos de segunda idade ou intermediário: São aqueles que não são mais de uso corrente,
mas que por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou  recolhimento à instituição arquivística. Esses documentos devem ser recolhidos  a um arquivo intermediário, sob a responsabilidade conjunta dos funcionários  do organismo produtor e da instituição arquivística.

c) Arquivos de terceira idade ou permanentes: São aqueles de valor histórico, probatório e  informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles não são mais  necessários ao cumprimento das atividades da administração. Devem ser  conservados nas instituições arquivísticas, sob a responsabilidade dos  profissionais de arquivo.

Pode-se afirmar que a Teoria das Três Idades trouxe como inovação a noção do  documento intermediário, isto é, a constatação da existência de inúmeros  documentos que, mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento daquela  atividade, precisam ser mantidos, por um determinado período, para fins de prova  e informação. É o caso, por exemplo, da documentação referente ao
departamento de pessoal, orçamento, material, entre outras.

Operações de destinação:
* transferência: passagem de documentos à fase intermediária
* recolhimento: passagem de documentos à fase permanente

• Pela extensão de sua atuação

a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organização.

b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados estão reunidos em um único arquivo.

• Pela natureza de seus documentos

a) Arquivo especial -Detém sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos

resultantes da experiência humana em algum campo específico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CD's, recortes de jornais, disquetes, CD-ROOM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frágeis deve-se ter maior cuidado com a conservação e preservação, não somente no aspecto de armazenagem, mas também em seu registro, acondicionamento e controle.

b) Arquivo especializado - é o que tem sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem, como por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia, e assim por diante, esses também são chamados de arquivos técnicos. 

• Pelo Gênero

a) Escritos ou textuais: São documentos que contêm informação em formato de texto. Ex.: atas e ofícios;
b) Cartográfico: São os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.  Ex.: mapas, plantas e perfis.
c) Iconográficos: São os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou
não, contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias , negativos, diapositivos (slides),
gravuras, desenhos.
d) Filmográficos: São os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de
imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex.:  fitas videomagnéticas.
e) Sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros
fonográficos. Ex.: cd’s de música , fitas K7.
f) Micrográficos: Documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de
imagens. Ex.: microfilme, microficha, cartão-janela.
g) Informáticos:  Documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex.:
disquete, disco rígido, arquivo do Excel.

• Pela Natureza do assunto

a) Ostensivos – documentos que não possuem restrição de acesso.

b) Sigilosos – documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco  a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da  inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Também podemos classificar os documentos em quatro graus:

a) Ultra-secreto - Esta classificação é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. São assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da política
governamental de alto nível e segredos de Estado, tais como: negociações para alianças políticas e militares, planos de guerra, descobertas e experimentos científicos de valor excepcional, informações sobre política estrangeira de alto nível.

b) Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. São documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais, os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares, planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras, aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes, dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior.

c) Confidencial - A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros, cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre e atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqüência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para a segurança nacional.

d) Reservado - Esta classificação diz respeito aos assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

2. Codificação  e catalogação de papeis e documentos.

É o conjunto de tarefas, normas e procedimentos necessários ao estabelecimento de uma identificação única para cada item. Uma vez catalogado o documento, o item passa a distinguir-se de qualquer outro, facilitando o seu gerenciamento.

2.1 Processos

Os processos/protocolados autuados recebem uma numeração única, cada órgão público tem um código de identificação constituído de 13 (treze) dígitos acrescido de mais dois de verificação (DV) separados em 4 (quatro) grupos. O primeiro grupo é de 5 (cinco) dígitos, identifica o órgão de origem do processo, o segundo grupo é de 6 (seis) dígitos, a numeração sequencial dos processos/protocolados, que é iniciada a cada ano, sendo o protocolado iniciando pelo número 700000, e o processo por 000000, e o terceiro grupo de 2(dois) dígitos separados por uma barra, indica o ano de formação do processo, o quarto grupo constituído de 2 (dois) dígitos, separados por
hífen, indica os dígitos verificadores (DV) utilizados em sistemas informatizados.

Ex.: 23.000 a 23.999 – Ministério da Educação
23068 – Universidade Federal do Espírito Santo
Processo: 23068.123456/05-00
Protocolado: 23068.789123/05-00

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

CLASSE

000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL
001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA
- Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos à organização e métodos, reforma administrativa e outros  procedimentos que visem à modernização das atividades dos órgãos
da administração pública federal.

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO
- Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos,  programas e projetos de trabalho gerais.
- Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho,  classificar no assunto específico.
- Quanto à programação orçamentária, ver 051.1.

003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES
004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVÊNIOS
- Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou  convênio, implementados ou não, tais como projetos, relatórios  técnicos, prestações de contas e aditamentos, que abranjam a execução de várias atividades ao mesmo tempo.
- Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convênios,  classificar no assunto específico.
- Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ou  convênio, sempre que tal procedimento se justificar.

010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
020 – PESSOAL
030 – MATERIAL
040 – PATRIMÔNIO
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
070 – COMUNICAÇÕES
080 – (vaga)
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL 



Protocolo/Recepção de Documentos

Protocolo/Recepção de Documentos

Protocolo é o setor responsavel pelo recebimento, registro e controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos. Pode ser:

✗     Centralizado: Quando um unico setor desenvolve as atividades de protocolo do orgão, também chamado de protocolo Geral,ou, Central.

✗     Descentralizado: Quando as atividades de protocolo são desenvolvidas por setores criados para este fim, junto as diretorias dos orgãos,denominados de protocolo setoriais.

"O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação".

Atividades do protocolo:

✗  Recebimento –  inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas
categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata
de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e
sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da
análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento
recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de
natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

✗  Registro – os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome  do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.

✗Autuação: após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem
de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.

✗  Classificação - análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria  de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa  é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse  instrumento.

✗  Movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos  respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de  trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.

✗  Controle de Tramitação – são as operações destinadas a registrar a localização do documento
dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo
ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao
processo de controle de tramitação.

2. Procedimentos Administrativos 

Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos
administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie 
documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada 
correspondência.

Processo:  É um conjunto de documentos que impliquem em responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que durante a sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.


Protocolado: É um documento diverso que circulam no âmbito da instituição, sem necessidade de serem autuados na forma processual.


Autuação / Formação: É o termo que caracteriza abertura de processo/protocolado. Este deve ser formado a partir de originais de documentos, cópias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferência com as originais.

A montagem do processo deve ser composta por: Capa processual, folha de rosto, folha de informação e documentos que o componha.

A montagem do protocolado deve ser composta por: folha de rosto, folha de informação e documentos que o componha, dispensando assim a capa.

5. Da numeração de folhas e de peças do processo:   Folha de processo são as duas faces de uma página do processo e peça do processo é o documento que sob diversas formas integra o processo.


As folhas e/ou peças do processo devem ser numeradas no protocolo onde deu inicio o documento, e as demais unidades organizacionais atribuir o sequencial a medida que adicionarem outros documentos.

A numeração deve ser por folha e não por página, deve seguir ordem crescente, iniciando do numero 01, a capa não é considerada folha. As folhas/peças do processo devem ser numeradas e rubricadas no canto superior direito, utilizando-se, para este fim carimbo que contenha as seguinte informações:

Setor - nº da fls - Rubrica

Se constatada alguma irregularidade na numeração, o processo deve ser devolvido ao ultimo remetente, por despacho, comunicando o motivo da devolução e solicitando as correção necessárias.

Não é permitido a numeração repetida de folhas ou diferenciação por meio de letras ou quaisquer outros artifícios. Quando, por erro ou omissão, se verificar a necessidade de correção de numeração de qualquer folha inutiliza-se a anterior, apondo um "X" sobre o carimbo com a numeração, e renumerando as peças seguintes.


Tramitação: É toda movimentação do processo ocorrida no âmbito da instituição ou fora desta. A cópia de um processo/protocolado não tem valor legal ou administrativo e não pode tramitar como se fosse o original. Quando houver a necessidade de reproduzir algum processo/protocolado, deve se usar um carimbo que identifique-o como cópia.

3. Operações:

Desentranhamento: É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado, 

sendo necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para  registrar esta operação. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas  ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento.  Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.

Desmembramento: É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despacho  da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.

Juntada: È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade 

correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será 

realizada por meio da anexação ou apensação.

Juntada por anexação:  é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 

(um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado 

e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres 

processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como 

principal e um ou mais como acessórios. 

Exemplo: Processo principal: Auto de Infração.   Processo secundário: Defesa contra Auto de Infração.

Juntada por apensação: é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais 

antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o 

mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência.

4. Tipos de Documentos Oficiais:

Ata: Documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembléias. Por ter valor jurídico, deve ser redigido de tal maneira que não se possa modificá-la posteriormente.

Contrato: Considera-se contrato todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da

Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas.

Edital: Instrumento de comunicação externa, que através de autoridade competente se

publica pela imprensa ou se afixa em locais de acesso dos interessados. Objetiva transmitir assuntos de interesse público, visando com isso o cumprimento de determinações legais.

Convênio: Instrumento qualquer que discipline a transferência de recursos públicos e tenha

como partícipe órgão ou entidade da Administração Pública Federal direta, autárquica ou

fundacional, empresa pública ou sociedade de economia mista ou, ainda, entidade privada sem fins lucrativos que estejam gerindo recursos dos orçamentos da União, visando à execução de programas de trabalho, projeto/atividade ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação.

Memorando: O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em

folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Oficio: Correspondência oficial, de caráter interno, enviada, simultaneamente, a diversos

destinatários, com texto idêntico, transmitindo informações, instruções, ordens, recomendações ou esclarecendo o conteúdo de leis, normas e regulamentos.

Aviso: Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.

Parecer: Parecer é instrumento utilizado para expressar a opinião fundamentada, técnica ou jurídica, sobre determinado assunto. É ato processual exarado com base na constatação de fatos e na análise técnica, administrativa ou jurídica, com a indicação de solução, favorável ou contrária, segundo as argumentações apresentadas pelo autor do parecer.

Deve conter:

• assunto ou ementa;

• relatório das peças processuais e resumo do pedido;

• legislação aplicável;

• fundamentação e argumentação do autor do parecer;

• proposta de solução.

Certidão: Documento oficial, com base em documento original, objetivando comprovar a

existência de ato ou assentamento de interesse de alguém. Deve reproduzir fielmente, de inteiro teor ou resumidamente, atos ou fatos constantes de processo, livro ou documento que se encontre nas repartições públicas. Sua expedição é no prazo de 15 dias improrrogável – Lei nº 9.051, de 18/5/95.

Relatório: O relatório é uma descrição pormenorizada de determinada atividade, de um projeto específico ou do período de tempo em que se desenvolveu uma ou várias tarefas e normalmente destina-se a autoridade superior. Os relatórios, com freqüência, são submetidos a pessoas que não participaram das atividades de maneira efetiva. Muitas vezes, a avaliação de um trabalho depende da linguagem do relatório. Por esse motivo, o discurso deve ser fluente, com parágrafos bastantes a separarem os assuntos entre si, e a escrita suficientemente clara para não deixar dúvida quanto ao método empregado ou à interpretação dos resultados. O remetente do relatório é o titular da unidade ou os membros de comissão designada para objetivo específico. No plano de trabalho, nada deverá ser esquecido, e as tarefas devem ser mencionadas pela ordem em que foram desenvolvidas. Elabore uma lista exaustiva de todas as tarefas, procure reunir o maior número de informações sem desprezar nenhum tipo de minúcia. Ordene cronologicamente a lista, pois umas atividades poderão ter conduzido a outras e assim sucessivamente. Idealize uma estrutura para o relatório, que deverá conter introdução, desenvolvimento e conclusão.

Boletim: Utilizado para divulgar assuntos de interesse de órgão/entidade e/ou dos servidores.

Carta-Circular: Forma pela qual os órgãos/entidades, etc. se dirigem aos particulares em geral. Utilizada quando o mesmo conteúdo deve ser divulgado para vários destinatários.

Declaração:  Utilizada para afirmar positiva ou negativamente a existência de fato ou estado de conhecimento do órgão/entidade pública, devendo ser expedida pelo titular mediante delegação.

Instrução  de Serviço: Utilizada pelo órgão/entidade, objetivando regulamentar e estabelecer

procedimentos de caráter administrativo.

Despacho: É a nota escrita pela qual uma autoridade dá solução a um pedido ou encaminha a outra autoridade pedido para que decida sobre o assunto.