Classificação, codificação e catalogação de papeis e documentos.

Classificação, codificação  e catalogação de papeis e documentos.

1.Classificação

Classificar é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas  semelhantes.
Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação.
Sua classificação se materializa a  partir de um plano que deve ter como características: A simplicidade, a flexibilidade e fácil assimilação e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo  sempre um padrão e ter um gerenciamento centralizado.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, que inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.

Está previsto pelo CONARQ que a classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações:

a) Estudo - Consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão.
b) Codificação - Consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

IMPORTANTE! Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão)   receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s)

Rotinas correspondentes às operações de classificação, segundo o CONARQ:

1. Receber o documento para classificação.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s)  secundário(s), de acordo com seu conteúdo.

3. Localizar o(s) assunto(s) no código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o incide, quando necessário.
4. Anotar o código na primeira folha do documento.
5. Preencher a folha de referência para os assuntos secundários. 

Segundo Paes (2002, p. 20), os documentos podem ser classificados da seguinte
maneira:

• Por seus mantenedores.

a) Públicos -  são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal,  estadual e municipal. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por  empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou 

jurídicas, em decorrência de suas atividades. 
Eles podem ser:
b.1) Institucionais - instituições educacionais, igrejas, corporações não  lucrativas, sociedades e associações.
b.2) Comerciais - empresas, corporações e companhias.
b.3) Famílias ou pessoais.

Atente para os estágios de evolução dos arquivos, o que chamamos de Teoria das  Três Idades: Que é a teoria fundamentada na divisão do ciclo de vida dos documentos em três fases distintas, conforme os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição produtora, podendo ser: 

a) Arquivos de primeira idade ou corrente: São aqueles que estão em curso, isto é, tramitando, ou
que foram arquivados, mas são objetos de consultas freqüentes. Podem ser  conservados no local onde foram produzidos, sob a responsabilidade das  pessoas, ou do órgão, que o criaram.

b) Arquivos de segunda idade ou intermediário: São aqueles que não são mais de uso corrente,
mas que por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou  recolhimento à instituição arquivística. Esses documentos devem ser recolhidos  a um arquivo intermediário, sob a responsabilidade conjunta dos funcionários  do organismo produtor e da instituição arquivística.

c) Arquivos de terceira idade ou permanentes: São aqueles de valor histórico, probatório e  informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles não são mais  necessários ao cumprimento das atividades da administração. Devem ser  conservados nas instituições arquivísticas, sob a responsabilidade dos  profissionais de arquivo.

Pode-se afirmar que a Teoria das Três Idades trouxe como inovação a noção do  documento intermediário, isto é, a constatação da existência de inúmeros  documentos que, mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento daquela  atividade, precisam ser mantidos, por um determinado período, para fins de prova  e informação. É o caso, por exemplo, da documentação referente ao
departamento de pessoal, orçamento, material, entre outras.

Operações de destinação:
* transferência: passagem de documentos à fase intermediária
* recolhimento: passagem de documentos à fase permanente

• Pela extensão de sua atuação

a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organização.

b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados estão reunidos em um único arquivo.

• Pela natureza de seus documentos

a) Arquivo especial -Detém sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos

resultantes da experiência humana em algum campo específico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CD's, recortes de jornais, disquetes, CD-ROOM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frágeis deve-se ter maior cuidado com a conservação e preservação, não somente no aspecto de armazenagem, mas também em seu registro, acondicionamento e controle.

b) Arquivo especializado - é o que tem sob custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que apresentem, como por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia, e assim por diante, esses também são chamados de arquivos técnicos. 

• Pelo Gênero

a) Escritos ou textuais: São documentos que contêm informação em formato de texto. Ex.: atas e ofícios;
b) Cartográfico: São os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.  Ex.: mapas, plantas e perfis.
c) Iconográficos: São os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou
não, contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias , negativos, diapositivos (slides),
gravuras, desenhos.
d) Filmográficos: São os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de
imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex.:  fitas videomagnéticas.
e) Sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros
fonográficos. Ex.: cd’s de música , fitas K7.
f) Micrográficos: Documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de
imagens. Ex.: microfilme, microficha, cartão-janela.
g) Informáticos:  Documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex.:
disquete, disco rígido, arquivo do Excel.

• Pela Natureza do assunto

a) Ostensivos – documentos que não possuem restrição de acesso.

b) Sigilosos – documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco  a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da  inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Também podemos classificar os documentos em quatro graus:

a) Ultra-secreto - Esta classificação é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. São assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da política
governamental de alto nível e segredos de Estado, tais como: negociações para alianças políticas e militares, planos de guerra, descobertas e experimentos científicos de valor excepcional, informações sobre política estrangeira de alto nível.

b) Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. São documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais, os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares, planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras, aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes, dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior.

c) Confidencial - A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros, cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre e atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqüência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para a segurança nacional.

d) Reservado - Esta classificação diz respeito aos assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

2. Codificação  e catalogação de papeis e documentos.

É o conjunto de tarefas, normas e procedimentos necessários ao estabelecimento de uma identificação única para cada item. Uma vez catalogado o documento, o item passa a distinguir-se de qualquer outro, facilitando o seu gerenciamento.

2.1 Processos

Os processos/protocolados autuados recebem uma numeração única, cada órgão público tem um código de identificação constituído de 13 (treze) dígitos acrescido de mais dois de verificação (DV) separados em 4 (quatro) grupos. O primeiro grupo é de 5 (cinco) dígitos, identifica o órgão de origem do processo, o segundo grupo é de 6 (seis) dígitos, a numeração sequencial dos processos/protocolados, que é iniciada a cada ano, sendo o protocolado iniciando pelo número 700000, e o processo por 000000, e o terceiro grupo de 2(dois) dígitos separados por uma barra, indica o ano de formação do processo, o quarto grupo constituído de 2 (dois) dígitos, separados por
hífen, indica os dígitos verificadores (DV) utilizados em sistemas informatizados.

Ex.: 23.000 a 23.999 – Ministério da Educação
23068 – Universidade Federal do Espírito Santo
Processo: 23068.123456/05-00
Protocolado: 23068.789123/05-00

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

CLASSE

000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL
001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA
- Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos à organização e métodos, reforma administrativa e outros  procedimentos que visem à modernização das atividades dos órgãos
da administração pública federal.

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO
- Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos,  programas e projetos de trabalho gerais.
- Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho,  classificar no assunto específico.
- Quanto à programação orçamentária, ver 051.1.

003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES
004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVÊNIOS
- Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou  convênio, implementados ou não, tais como projetos, relatórios  técnicos, prestações de contas e aditamentos, que abranjam a execução de várias atividades ao mesmo tempo.
- Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convênios,  classificar no assunto específico.
- Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ou  convênio, sempre que tal procedimento se justificar.

010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
020 – PESSOAL
030 – MATERIAL
040 – PATRIMÔNIO
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
070 – COMUNICAÇÕES
080 – (vaga)
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL