Protocolo/Recepção de Documentos

Protocolo/Recepção de Documentos

Protocolo é o setor responsavel pelo recebimento, registro e controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos. Pode ser:

✗     Centralizado: Quando um unico setor desenvolve as atividades de protocolo do orgão, também chamado de protocolo Geral,ou, Central.

✗     Descentralizado: Quando as atividades de protocolo são desenvolvidas por setores criados para este fim, junto as diretorias dos orgãos,denominados de protocolo setoriais.

"O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação".

Atividades do protocolo:

✗  Recebimento –  inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas
categorias: oficial, que trata de matéria de interesse institucional e particular, que trata
de conteúdo de interesse pessoal. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e
sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da
análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento
recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de
natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

✗  Registro – os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome  do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos.

✗Autuação: após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem
de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.

✗  Classificação - análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria  de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa  é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse  instrumento.

✗  Movimentação (expedição/distribuição): consiste na entrega dos documentos aos  respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de  trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.

✗  Controle de Tramitação – são as operações destinadas a registrar a localização do documento
dentro da instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo
ou por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao
processo de controle de tramitação.

2. Procedimentos Administrativos 

Além das atividades citadas no tópico anterior, no protocolo são realizados procedimentos
administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espécie 
documental denominada processo e a outra que trata da espécie documental denominada 
correspondência.

Processo:  É um conjunto de documentos que impliquem em responsabilidade técnica, financeira ou administrativa, necessários ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que durante a sua tramitação, vai sendo instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade de análise, informações e decisões.


Protocolado: É um documento diverso que circulam no âmbito da instituição, sem necessidade de serem autuados na forma processual.


Autuação / Formação: É o termo que caracteriza abertura de processo/protocolado. Este deve ser formado a partir de originais de documentos, cópias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferência com as originais.

A montagem do processo deve ser composta por: Capa processual, folha de rosto, folha de informação e documentos que o componha.

A montagem do protocolado deve ser composta por: folha de rosto, folha de informação e documentos que o componha, dispensando assim a capa.

5. Da numeração de folhas e de peças do processo:   Folha de processo são as duas faces de uma página do processo e peça do processo é o documento que sob diversas formas integra o processo.


As folhas e/ou peças do processo devem ser numeradas no protocolo onde deu inicio o documento, e as demais unidades organizacionais atribuir o sequencial a medida que adicionarem outros documentos.

A numeração deve ser por folha e não por página, deve seguir ordem crescente, iniciando do numero 01, a capa não é considerada folha. As folhas/peças do processo devem ser numeradas e rubricadas no canto superior direito, utilizando-se, para este fim carimbo que contenha as seguinte informações:

Setor - nº da fls - Rubrica

Se constatada alguma irregularidade na numeração, o processo deve ser devolvido ao ultimo remetente, por despacho, comunicando o motivo da devolução e solicitando as correção necessárias.

Não é permitido a numeração repetida de folhas ou diferenciação por meio de letras ou quaisquer outros artifícios. Quando, por erro ou omissão, se verificar a necessidade de correção de numeração de qualquer folha inutiliza-se a anterior, apondo um "X" sobre o carimbo com a numeração, e renumerando as peças seguintes.


Tramitação: É toda movimentação do processo ocorrida no âmbito da instituição ou fora desta. A cópia de um processo/protocolado não tem valor legal ou administrativo e não pode tramitar como se fosse o original. Quando houver a necessidade de reproduzir algum processo/protocolado, deve se usar um carimbo que identifique-o como cópia.

3. Operações:

Desentranhamento: É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente. O desentranhamento poderá ocorrer por interesse da administração ou à pedido do interessado, 

sendo necessária inserção de “Termo de, desentranhamento” após último despacho , para  registrar esta operação. O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas  ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento.  Ressalta-se que é vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.

Desmembramento: É a separação de parte da documentação de um processo, para formar outro mediante despacho  da autoridade, utilizando-se “Termo de Desmembramento”, para registrar este retirada.

Juntada: È a união de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade 

correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente. A juntada será 

realizada por meio da anexação ou apensação.

Juntada por anexação:  é a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s) a 01 

(um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado 

e que contenham o mesmo assunto. A anexação é realizada quando há a dependência entres 

processos. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como 

principal e um ou mais como acessórios. 

Exemplo: Processo principal: Auto de Infração.   Processo secundário: Defesa contra Auto de Infração.

Juntada por apensação: é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais 

antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o 

mesmo interessado ou não, conservando cada processo a sua identidade e independência.

4. Tipos de Documentos Oficiais:

Ata: Documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembléias. Por ter valor jurídico, deve ser redigido de tal maneira que não se possa modificá-la posteriormente.

Contrato: Considera-se contrato todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da

Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas.

Edital: Instrumento de comunicação externa, que através de autoridade competente se

publica pela imprensa ou se afixa em locais de acesso dos interessados. Objetiva transmitir assuntos de interesse público, visando com isso o cumprimento de determinações legais.

Convênio: Instrumento qualquer que discipline a transferência de recursos públicos e tenha

como partícipe órgão ou entidade da Administração Pública Federal direta, autárquica ou

fundacional, empresa pública ou sociedade de economia mista ou, ainda, entidade privada sem fins lucrativos que estejam gerindo recursos dos orçamentos da União, visando à execução de programas de trabalho, projeto/atividade ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação.

Memorando: O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em

folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Oficio: Correspondência oficial, de caráter interno, enviada, simultaneamente, a diversos

destinatários, com texto idêntico, transmitindo informações, instruções, ordens, recomendações ou esclarecendo o conteúdo de leis, normas e regulamentos.

Aviso: Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.

Parecer: Parecer é instrumento utilizado para expressar a opinião fundamentada, técnica ou jurídica, sobre determinado assunto. É ato processual exarado com base na constatação de fatos e na análise técnica, administrativa ou jurídica, com a indicação de solução, favorável ou contrária, segundo as argumentações apresentadas pelo autor do parecer.

Deve conter:

• assunto ou ementa;

• relatório das peças processuais e resumo do pedido;

• legislação aplicável;

• fundamentação e argumentação do autor do parecer;

• proposta de solução.

Certidão: Documento oficial, com base em documento original, objetivando comprovar a

existência de ato ou assentamento de interesse de alguém. Deve reproduzir fielmente, de inteiro teor ou resumidamente, atos ou fatos constantes de processo, livro ou documento que se encontre nas repartições públicas. Sua expedição é no prazo de 15 dias improrrogável – Lei nº 9.051, de 18/5/95.

Relatório: O relatório é uma descrição pormenorizada de determinada atividade, de um projeto específico ou do período de tempo em que se desenvolveu uma ou várias tarefas e normalmente destina-se a autoridade superior. Os relatórios, com freqüência, são submetidos a pessoas que não participaram das atividades de maneira efetiva. Muitas vezes, a avaliação de um trabalho depende da linguagem do relatório. Por esse motivo, o discurso deve ser fluente, com parágrafos bastantes a separarem os assuntos entre si, e a escrita suficientemente clara para não deixar dúvida quanto ao método empregado ou à interpretação dos resultados. O remetente do relatório é o titular da unidade ou os membros de comissão designada para objetivo específico. No plano de trabalho, nada deverá ser esquecido, e as tarefas devem ser mencionadas pela ordem em que foram desenvolvidas. Elabore uma lista exaustiva de todas as tarefas, procure reunir o maior número de informações sem desprezar nenhum tipo de minúcia. Ordene cronologicamente a lista, pois umas atividades poderão ter conduzido a outras e assim sucessivamente. Idealize uma estrutura para o relatório, que deverá conter introdução, desenvolvimento e conclusão.

Boletim: Utilizado para divulgar assuntos de interesse de órgão/entidade e/ou dos servidores.

Carta-Circular: Forma pela qual os órgãos/entidades, etc. se dirigem aos particulares em geral. Utilizada quando o mesmo conteúdo deve ser divulgado para vários destinatários.

Declaração:  Utilizada para afirmar positiva ou negativamente a existência de fato ou estado de conhecimento do órgão/entidade pública, devendo ser expedida pelo titular mediante delegação.

Instrução  de Serviço: Utilizada pelo órgão/entidade, objetivando regulamentar e estabelecer

procedimentos de caráter administrativo.

Despacho: É a nota escrita pela qual uma autoridade dá solução a um pedido ou encaminha a outra autoridade pedido para que decida sobre o assunto.